Combien coûtent vraiment les abonnements logiciels d'une PME ?
Licences par utilisateur, comptes oubliés, hausses annuelles : la méthode pour chiffrer ce que vos outils SaaS coûtent vraiment, avec un exemple pour 15 personnes.
Personne ne signe « 15 000 € par an de logiciels ». On signe 7 € par utilisateur pour la messagerie, 14 € pour la suite bureautique, 15 € pour le CRM… et la facture grossit en silence. Voici comment remettre les chiffres à plat en une heure.
Pourquoi la facture dérape sans que personne ne la voie
Les abonnements logiciels ont trois propriétés qui les rendent difficiles à piloter :
- Ils sont facturés par utilisateur. Chaque recrutement ajoute une ligne sur cinq ou six outils à la fois.
- Ils sont répartis. Le CRM est sur la carte du commercial, la visio sur celle de la direction, l'outil de design sur celle du marketing. Personne n'a la vue d'ensemble.
- Ils augmentent. Les éditeurs revoient leurs grilles régulièrement, souvent en déplaçant une fonction utile vers l'offre supérieure.
Résultat : la plupart des PME sous-estiment leur dépense logicielle, parfois de moitié.
La méthode en quatre étapes
1. Lister tous les abonnements
Partez des relevés bancaires et des notes de frais des douze derniers mois, pas des souvenirs. Cherchez les prélèvements récurrents : suites bureautiques, messagerie, CRM, visio, stockage, signature électronique, automatisation, design, emailing.
2. Compter les sièges réellement utilisés
Pour chaque outil, comparez le nombre de licences payées au nombre de personnes qui s'en servent vraiment. Les comptes d'anciens salariés et les licences « au cas où » sont très fréquents.
3. Ramener tout à l'année
Un prix « par utilisateur et par mois » se multiplie par l'effectif, puis par 12. C'est ce chiffre annuel qu'il faut comparer.
4. Identifier ce qui est remplaçable
Pour chaque outil, posez la question : existe-t-il une alternative open source qui couvre les usages réels de l'équipe ? Pour la messagerie, le stockage de fichiers, le CRM, l'automatisation ou les formulaires, la réponse est souvent oui.
Un exemple pour une équipe de 15 personnes
Avec les prix publics des offres PME (facturation annuelle, relevés en octobre 2026) :
| Outil | Prix public | Coût annuel pour 15 personnes |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Standard | 11,70 € / pers. / mois | 2 106 € |
| Slack Pro | 6,75 € / pers. / mois | 1 215 € |
| Notion Plus | 9,50 € / pers. / mois | 1 710 € |
| HubSpot Starter | 15 € / pers. / mois | 2 700 € |
| Zoom Workplace Pro | 13,33 € / pers. / mois | 2 399 € |
| Total | 10 130 € |
Plus de 10 000 € par an, sans compter les outils de niche, et cette somme augmente à chaque recrutement.
Ce que change une alternative open source
Une alternative open source ne coûte rien en licence : vous payez l'hébergement et la maintenance, sans prix par utilisateur. Pour la même équipe, on remplace typiquement :
- Slack par Mattermost ;
- les fichiers de Google Drive ou OneDrive par Nextcloud ;
- Notion par Outline ;
- HubSpot par Twenty ;
- Zoom par Jitsi Meet.
L'économie n'est jamais de 100 % : il faut un serveur, des sauvegardes, des mises à jour et quelqu'un pour s'en occuper. Mais ce coût est fixe : il ne grimpe pas à chaque embauche.
Par où commencer
Faites l'inventaire, puis testez le calcul avec vos propres outils dans notre simulateur. Si vous voulez le chiffre exact, l'audit gratuit de 30 minutes part de vos relevés réels.
