Google Workspace ou Microsoft 365 : quelles alternatives open source pour une PME ?
Fichiers, agenda, édition collaborative, visio : comment remplacer Google Workspace ou Microsoft 365 par des outils open source, et ce qu'il faut garder en tête.
La suite bureautique est souvent le premier abonnement d'une entreprise, et le plus difficile à remettre en question. Pourtant, ses principaux usages ont aujourd'hui des équivalents open source solides. Tour d'horizon honnête.
Ce qu'on utilise vraiment dans une suite bureautique
Avant de chercher des remplaçants, regardez les usages réels de vos équipes. Dans la plupart des PME, ils se résument à :
- stocker et partager des fichiers ;
- éditer des documents à plusieurs ;
- gérer des agendas et des contacts ;
- faire des visioconférences ;
- envoyer et recevoir des e-mails.
Les équivalents open source
Fichiers et partage : Nextcloud
Nextcloud remplace Google Drive et OneDrive : synchronisation sur ordinateur et mobile, partage par lien, droits par dossier, historique des versions. Il gère aussi les agendas et contacts, synchronisables avec les applications habituelles des téléphones.
Édition collaborative : Nextcloud Office ou OnlyOffice
Intégrés à Nextcloud, Nextcloud Office (basé sur Collabora) ou OnlyOffice permettent d'éditer à plusieurs des documents, tableurs et présentations directement dans le navigateur, en restant compatibles avec les formats Word, Excel et PowerPoint.
Visioconférence : Jitsi Meet
Jitsi Meet couvre les réunions vidéo du quotidien sans compte à créer pour les invités. Pour des webinaires ou de très grandes réunions, on regarde plutôt BigBlueButton.
E-mail : le point à traiter à part
L'e-mail est le service le plus sensible à héberger soi-même, à cause de la délivrabilité. Beaucoup de PME gardent un fournisseur de messagerie dédié, souvent européen, et passent tout le reste en open source. C'est un compromis raisonnable.
Combien ça change, concrètement
Au tarif public de l'offre PME, Google Workspace et Microsoft 365 se situent entre 11 et 14 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle. Pour 20 personnes, cela représente près de 3 000 € par an, qui augmentent avec l'effectif et les hausses de tarif.
Avec Nextcloud, il n'y a pas de licence par utilisateur : le coût est celui du serveur, des sauvegardes et de la maintenance, et il reste stable quand l'équipe grandit.
Les précautions à prendre
- Migrer par étapes : commencez par les fichiers, puis les agendas, puis l'édition collaborative.
- Former les équipes : une courte session suffit, mais elle évite le rejet.
- Soigner l'hébergement : sauvegardes quotidiennes, mises à jour, supervision. C'est ce qui fait la différence entre une solution qui dure et un projet abandonné.
Pour aller plus loin
Ajoutez votre suite bureautique et vos autres outils dans le simulateur pour voir l'ordre de grandeur, puis réservez un audit gratuit pour un plan de migration adapté à votre entreprise.
